Co powinna zawierać wewnętrzna procedura ochrony sygnalistów?
Pozostając w temacie ustawy o ochronie sygnalistów, nie możemy zapominać, że oprócz ustalenia tego, kto musi opracować i wdrożyć procedurę ochrony sygnalistów ( Kto musi wdrożyć procedurę ochrony sygnalistów?), a także Kto może być sygnalistą? Co może zgłosić sygnalista? Istotne jest właściwe przygotowanie do wdrożenia procedury oraz to, co powinna ona zawierać, aby być zgodna z przepisami. Pamiętaj, że obowiązek wdrożenia procedur wynika z przepisów ustawy, brak jej opracowania i wdrożenia jest wykroczeniem i podlega karze grzywny!
Procedura ochrony sygnalistów – od czego zacząć?
Załóżmy, że już ustaliłeś/się łaś, że obowiązują Cię przepisy ustawy i musisz przygotować i wdrożyć procedurę ochrony sygnalistów.
Przede wszystkim zacznij od analizy sytuacji prawnej, czyli zakresu obowiązków, ryzyka związane z prowadzoną działalnością i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za jej wdrożenie, ale także za przyjmowanie zgłoszeń.
Zastanów się, jakie kanały zgłoszeń będą możliwe do wprowadzenia w Twojej firmie. Kanały zgłoszeń to sposoby, za pomocą których sygnaliści będą mogli przekazywać informacje o naruszeniach prawa. Wybrane kanały powinny umożliwiać dokonanie zgłoszenia co najmniej ustnie lub pisemnie. Musisz dokonać oceny i wyboru takich kanałów, jakie będą adekwatne i wystarczające dla rodzaju prowadzanego przez Ciebie podmiotu prawnego. Jakie kanały zgłoszeń można wprowadzić?
Przykładowo mogą to być zgłoszenia dokonane:
– tradycyjną przesyłką pocztową
– fizycznie do „skrzynki” w siedzibie pracodawcy
– ustne nagranie na infolinii podmiotu prawnego
– nagrywane linie telefoniczne
– internetowy formularz pracodawcy
– dedykowana skrzynka e-mail
– platforma (aplikacja internetowa)
Procedura ochrony sygnalistów wzór – co musi zawierać?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej "adresem do kontaktu";
3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa, zgłoszonymi anonimowo;
5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz — w stosownych przypadkach — do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Co jeszcze może zawierać procedura ? Elementy fakultatywne procedury ochrony sygnalistów.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:
1) wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń – dotyczy to tej sytuacji, w której podmiot prawny przewidział inne niż wskazane w ustawie obszary naruszeń prawa, które można zgłaszać,
2) wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Potrzebujesz pomocy w stworzeniu procedury ochrony sygnalistów? Chcesz wprowadzić ją w swojej firmie? Skontaktuj się ze mną!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszam do Kancelarii w Koszalinie. Kancelaria Radcy Prawnego Agata Gąsecka w Koszalinie świadczy usługi stacjonarnie w siedzibie firmy w Koszalinie, a po wcześniejszym opłaceniu zlecenia także online - e-mailowo, telefonicznie bądź za pośrednictwem innych środków porozumiewania się na odległość.
Radca prawny Agata Gąsecka przeanalizuje Twoją sprawę i udzieli porady prawnej, a także wskaże dalsze kroki prawne i możliwości działania. Radca prawny Agata Gąsecka udziela porad prawnych w zakresie stosowania ustawy o sygnalistach, tworzenia procedury ochrony sygnalistów oraz tworzy niezbędne dokumenty do wdrożenia procedur w Twojej firmie.
Umów się na poradę prawną - 789-145 -897 !
Materiał ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. W celu uzyskania indywidualne porady prawnej i analizy sprawy należy umówić się na konsultacje pod numerem telefonu: 789-145-897 bądź e-mailowo: